Wie läuft der E-Signaturvorgang außerhalb eines Online-Meetings ab?
Nachdem Sie den E-Signaturvorgang außerhalb eines Online-Meetings gestartet haben, befinden Sie sich nun in einer neuen Registerkarte (Browser-Tab) von inSign in Ihrem Browser.
Es werden Ihnen alle Dokumente, die Sie im vorherigen Schritt hochgeladen haben, untereinander aufgezeigt. Zusätzlich werden auf der linken Seite die verschiedenen Dokumente die Sie hochgeladen haben, sollten Sie mehr als eines hochgeladen haben, aufgeführt. Das erste Dokument ist automatisch geöffnet und die einzelnen Seiten werden in einer Vorschau-Ansicht dargestellt.
Mit Hilfe des Formular-Editors oben rechts können Sie nun beliebig Checkboxen, Text- und Signaturfelder einfügen. Hier erfahren Sie mehr dazu, wie Sie das Dokument zum Unterschreiben vorbereiten.
Haben Sie alle Felder gesetzt, müssen Sie den Formular-Editor schließen und es werden automatisch alle Stellen, an denen eine Unterschrift geleistet werden muss, mit einem roten X gekennzeichnet.
Für den Fall, dass Sie das Dokument selbst unterzeichnen wollen, bevor Sie es an Ihren Kunden schicken, können Sie auf der linken Seitenleiste zunächst auf Nächste Unterschrift und anschließend auf das gewünschte Signaturfeld klicken. Sie können nun auswählen, wie Sie unterschreiben wollen. Hier erfahren Sie, wie Sie das Dokument nach Ihrem Kunden unterschreiben.
Unabhängig davon, ob Sie eine Unterschrift gesetzt haben oder nicht, müssen Sie, um dem Kunden die Dokumente zur Unterschrift auszuhändigen, in der linken Seitenleiste auf Unterschrift anfordern (spätere Bearbeitung) klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Telefonnummer des Kunden angeben müssen und ggf. eine persönliche Anmerkung hinzufügen können. Diese wird in der E-Mail angezeigt, die für die Unterschriftsaufforderung an den Kunden versendet wird. Sie können auch mehr als einen Kunden unterschreiben lassen. Hier erfahren Sie wie.
Hinweis: Für das Aushändigen der Dokumente an den Kunden ist sowohl die Eingabe der E-Mail Adresse als auch die Eingabe einer Handynummer verpflichtend. Das liegt daran, dass der Kunde die Dokumente nur mithilfe einer Zwei-Faktor-Authentifizierung öffnen und die Unterschrift tätigen kann, also mit einer empfangenen E-Mail sowie einem dazugehörigen Passwort, welches er per SMS erhält. Damit wird sichergestellt, dass auch im Falle der Eingabe einer falschen E-Mail Adresse keine fremde Person Zugriff auf vertrauliche Daten und Dokumente erhält, sondern nur die wirklich gewünschte Person.
Sobald Sie auf Senden klicken, werden Ihrem Kunde die Dokumente zur Unterzeichnung per E-Mail, sowie das dazugehörige Passwort zum Öffnen des Dokuments per SMS zugeschickt und Sie werden automatisch zu Ihren E-Signaturvorgängen weitergeleitet.
Für Sie ist der Prozess an dieser Stelle zunächst abgeschlossen und Sie warten auf die Bearbeitung des Kunden. Hier finden Sie die passende Anleitung dazu, wie Ihr Kunde Dokumente mit der elektronischen Signatur unterzeichnet.
Wichtig: Fertig unterzeichnete Dokumente in einem abgeschlossenen Prozess sind im Nachhinein nicht mehr änderbar. Notfalls muss der gesamte Prozess aufgrund der Rechtssicherheit wiederholt werden.