Wie läuft der E-Signaturvorgang während eines Online-Meetings ab?
Nachdem Sie den E-Signaturvorgang während Ihres Online-Meetings gestartet haben, befinden Sie sich nun in einer neuen Registerkarte (Browser-Tab) von inSign in Ihrem Browser.
Wir empfehlen Ihnen parallel Ihren Bildschirm mit Ihrem Kunden zu teilen. Andernfalls kann Ihr Kunde keinen Einblick in die Dokumente und den Signaturprozess erhalten und somit den Vorgang möglicherweise nicht optimal verfolgen.
Es werden Ihnen alle Dokumente, die Sie im vorherigen Schritt hochgeladen haben, untereinander aufgezeigt. Zusätzlich werden auf der linken Seite die verschiedenen Dokumente die Sie hochgeladen haben, sollten Sie mehr als eines hochgeladen haben, aufgeführt. Das erste Dokument ist automatisch geöffnet und die einzelnen Seiten werden in einer Vorschau-Ansicht dargestellt.
Mit Hilfe des Formular-Editors oben rechts können Sie nun beliebig Checkboxen, Text- und Signaturfelder einfügen. Hier erfahren Sie mehr dazu, wie Sie das Dokument zum Unterschreiben vorbereiten.
Haben Sie alle Felder gesetzt, müssen Sie den Formular-Editor schließen und es werden automatisch alle Stellen, an denen eine Unterschrift geleistet werden muss, mit einem roten X gekennzeichnet.
Beachten Sie bitte, dass bei diesem Vorgang alle Textfelder und Checkboxen (falls vorhanden) vor dem Starten des Signaturprozesses hinzugefügt werden müssen, da sie im Anschluss an die erste Unterschrift nicht mehr annotiert werden können.
Sie können nun entweder auf die einzelnen Signaturfelder oder links oben in der Seitenleiste auf Nächste Unterschrift klicken und anschließend das jeweilige Signaturfeld auswählen. Unabhängig davon können Sie entscheiden, ob Sie dem Kunden den Link zum Unterschreiben per SMS, per E-Mail oder über die InSign App zukommen lassen wollen. Für den Fall, dass das Dokument von mehreren Kunden unterschrieben werden soll, ist dies problemlos möglich. Hier erfahren Sie mehr dazu.
Wichtig: Elektronische Unterschriften können ausschließlich an touchfähigen Geräten geleistet werden. Das touchfähige Gerät benötigt zur Zeit der Unterschrift Internetzugang und die Möglichkeit, SMS/E-Mails zu empfangen.
Sobald alle Signaturfelder im Dokument unterschrieben wurden, können Sie den Vorgang beenden, indem Sie oben links auf Vorgang abschließen klicken. Wählen Sie nun aus, ob Sie das Dokument herunterladen, ausdrucken und Ihrem Kunden persönlich geben ("Papier") oder ob Sie es ihm per E-Mail zukommen lassen wollen.
Wenn Sie dem Kunden das unterschriebene Dokument per E-Mail zukommen lassen wollen, müssen Sie zusätzlich die Handynummer Ihres Kunden angeben. Grund hierfür ist, dass der Kunde die Dokumente nur mithilfe einer Zwei-Faktor-Authentifizierung öffnen kann, sprich mit der empfangenen E-Mail sowie dem dazugehörigen Passwort, welches er per SMS erhält. Dies ist eine Anforderung für eine rechtskonforme, elektronische Signatur.
Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, werden Sie automatisch auf eine Bestätigungsseite weitergeleitet.
Sie können nun das Browser-Tab schließen und wie gewünscht mit Ihrem Meeting fortfahren.
Hier erfahren Sie, wie Sie mehrere E-Signaturvorgänge aus einer Besprechung heraus starten.